Bibliothèque d’audit et de surveillance

27 février 2020

Les dollars peuvent avoir plus de poids que les mots : rendre compte de l’impact financier des audits de performance

Introduction

Chaque année, au Bureau de la vérificatrice générale de la Ville de Toronto, nous préparons un rapport annuel (en anglais seulement) qui présente les impacts financiers et non financiers de nos travaux. Ce rapport constitue un outil important pour :

  • communiquer les réalisations de notre bureau;
  • démontrer la valeur que le bureau apporte;
  • assurer au conseil municipal et au public que nos recommandations d’audit de performance sont pratiques et mises en œuvre dans l’intérêt des contribuables.

Notre rapport annuel met en évidence les impacts financiers, qui comprennent la réduction des coûts, l’augmentation des recettes et l’évitement des coûts inutiles, ainsi que les impacts non financiers, par exemple l’amélioration des contrôles internes, du service à la clientèle et de la sécurité publique.

Bien que de nombreux bureaux d’audit, pour ne pas dire tous, rendent compte des impacts non financiers découlant de leurs recommandations, le présent article se concentre sur la présentation des impacts financiers. Il met en lumière les raisons pour lesquelles nous préparons ce rapport annuel, les bénéfices et les difficultés de ce travail, ainsi que la manière dont nous déterminons et quantifions les économies réalisées.

Raisons pour lesquelles nous rendons compte des avantages financiers et non financiers

Le code municipal de Toronto oblige notre bureau à présenter chaque année un rapport sur ses activités, y compris sur les économies réalisées. Bien qu’il s’agisse d’une obligation, nous sommes heureux de pouvoir préparer ce rapport chaque année.

Le fait de quantifier nos économies nous permet d’exprimer, en partie, la valeur du bureau en dollars. À titre d’exemple, entre 2015 et 2019, la Ville de Toronto (ci-après la « Ville ») a obtenu un rendement de 11,50 dollars pour chaque dollar investi dans notre bureau. Comme le montre la figure 1, les avantages financiers quantifiables qui ont été obtenus grâce à la mise en œuvre de nos recommandations d’audit au cours des années précédentes ont largement dépassé les coûts de fonctionnement de notre bureau.

  

À propos des auteures

Ina Chan and Niroshani Movchovitch

 

Depuis sa création en mai 2002, le Bureau de la vérificatrice générale de la Ville de Toronto a publié plus de 15 rapports annuels soulignant les avantages financiers et non financiers de ses audits de performance et de ses enquêtes. Ina Chan, vérificatrice générale adjointe (à gauche), et Niroshani Movchovitch, gestionnaire principale d’audit (à droite), sont responsables du rapport annuel.

Ina et Niroshani ont également animé des séances intitulées « The “Secret” to Identifying Cost Savings » (Le « secret » pour identifier les possibilités d’économies) et « Conducting Cost Savings Audits: Identifying Significant Savings Opportunities in Audits » (Réaliser des audits axés sur les économies : Identifier des possibilités d’économies importantes dans le cadre des audits), pour l’Association of Local Government Auditors. Elles ont également contribué au document de travail de la FCAR publié en avril 2019, « L’impact des audits de performance : Définition, mesure et production de rapports ».

Contactez les auteures :

Ina.Chan@toronto.ca

Niroshani.Movchovitch@toronto.ca

Figure 1 – Comparaison entre les coûts d’audit et les économies et recettes ponctuelles et cumulées sur 5 ans (en millions de dollars)

Figure 1 – Comparaison entre les coûts de l’audit et les économies et recettes ponctuelles et cumulées sur 5 ans (en millions de dollars)

Our annual report is also an important way to educate taxpayers on the non-financial benefits the City has achieved by implementing our recommendations. Non-financial benefits are just as important as financial benefits (Figure 2). Many of our audit reports result in non-financial benefits, and while they can be difficult to measure, they are important to include in our annual report. You cannot easily put a price on planting and maintaining a better tree canopy for the city, providing families with more timely access to subsidized housing, or protecting the City from the loss of sensitive and confidential data.

Notre rapport annuel est également un bon moyen d’informer les contribuables sur les avantages non financiers que la Ville a obtenus en mettant en œuvre nos recommandations. Les impacts non financiers sont tout aussi importants que les impacts financiers (figure 2). Bon nombre de nos rapports d’audit se traduisent par des avantages non financiers pouvant certes être difficiles à mesurer, mais qu’il est essentiel d’inclure dans notre rapport annuel. Planter plus d’arbres et mieux préserver le couvert forestier de la Ville, fournir aux familles un accès plus rapide à un logement subventionné, ou encore protéger la Ville contre la perte de données sensibles et confidentielles, sont autant d’initiatives dont il n’est pas facile d’estimer la valeur.

Figure 2 – Impacts non financiers et financiers de nos audits

Figure 2 – Impacts non financiers et financiers de nos audits

Notre rapport annuel présente notre valeur dans un format facilement assimilable, et c’est une chance que le conseil municipal la reconnaisse : notre budget est passé de 4,7 à 6,6 millions de dollars entre 2015 et 2019.

En plus d’aider à communiquer notre valeur, en particulier pour demander des augmentations budgétaires, notre rapport annuel nous encourage à formuler plus clairement les possibilités d’économies dans nos rapports d’audit.

Difficultés rencontrées pour rendre compte des impacts financiers

Rendre compte des impacts financiers pose certaines difficultés, notamment en termes de quantification des économies.

Temps et ressources

L’une des principales préoccupations des bureaux d’audit qui ne déterminent pas pour l’instant les impacts financiers de leurs audits de performance est que cela coûterait trop de temps et de ressources à leurs équipes d’audit. Pourtant, la plupart des bureaux d’audit ont déjà mis en place des processus dans le cadre de leur stratégie d’audit de performance et de leurs procédures d’audit de suivi pour pouvoir entreprendre ce travail. En fait, les normes d’audit de performance exigent que les auditeurs mettent leurs résultats en perspective pour donner aux lecteurs une idée des conséquences des constatations. Le fait de quantifier ces résultats en dollars est une façon de satisfaire à cette exigence.

Nécessité des activités postérieures à l’audit pour réaliser des économies

Pour que les impacts ou les avantages d’un audit se réalisent, l’organisation auditée doit mettre en œuvre les recommandations. À cet égard, nous décrivons les impacts financiers potentiels de nos constatations directement dans nos rapports d’audit afin de contribuer à expliquer au conseil municipal et à l’organisation auditée pourquoi il est important de mettre en œuvre rapidement les recommandations. La promotion d’une communication ouverte sur l’impact de nos constatations, sur les raisons pour lesquelles les recommandations sont importantes et sur les sommes en jeu, pendant et après l’audit, permet de mettre en œuvre efficacement les recommandations et de réaliser les impacts financiers.

Suivi continu des audits antérieurs

Comme il faut parfois attendre des années avant que l’impact financier se concrétise, il convient de suivre étroitement les économies potentielles et de communiquer régulièrement avec les dirigeants pour surveiller les mesures prises et les impacts de la mise en œuvre des recommandations.

Notre bureau dispose de quatre employés à temps plein qui se consacrent au suivi de la mise en œuvre des recommandations d’audit antérieures1. De nombreux bureaux d’audit ont déjà mis en place des processus de suivi des recommandations et publient des rapports sur les résultats du suivi, sous une forme ou une autre. La quantification des économies réalisées consiste simplement à aller un cran plus loin en recueillant des informations financières en plus des éléments probants attestant de la mise en œuvre des recommandations. Que vous ayez une équipe dédiée au suivi de la mise en œuvre des recommandations ou que vous intégriez ces étapes dans vos processus d’audit de suivi existants, le résultat final sera le même.

Description de notre approche

Il est important d’établir un processus permettant de quantifier l’impact d’un audit et de l’utiliser de manière cohérente. Au fil du temps, cela facilite la collecte d’informations sur les audits ayant permis de réaliser des économies. Notre approche consiste à recenser les avantages ponctuels, ceux qui perdureront à l’avenir2 et ceux qui pourraient éventuellement découler de la mise en œuvre d’une recommandation d’audit.

Comme chaque audit est différent, les méthodes de calcul des économies varient. Voici toutefois quelques-unes des techniques que notre bureau utilise pour quantifier les avantages financiers et les économies potentielles :

  • identifier les thèmes d’audit communs qui se traduisent par des avantages financiers;
  • décrire l’impact financier potentiel des recommandations contenues dans les rapports d’audit;
  • établir des procédures pour calculer les économies réalisées pendant le suivi des recommandations d’audit.

Savoir ce qui procure des avantages financiers

Il est important de noter que nous ne sélectionnons pas nos audits sur la base de leur potentiel à générer des économies importantes. Pour identifier les projets d’audit inclus dans notre plan de travail annuel, nous classons les risques par ordre de priorité à l’échelle de la Ville3, nous examinons les enjeux émergents et nous analysons l’évolution des allégations recueillies par notre ligne antifraude et antigaspillage (« Fraud and Waste Hotline »).

Néanmoins, chaque audit devrait être considéré comme une occasion d’identifier des possibilités d’augmentation des recettes, de réduction des coûts de fonctionnement ou d’évitement des coûts, ou bien de nouvelles sources de recettes. Les économies sont une conséquence naturelle de tout audit de performance portant sur l’efficience, l’économie et l’efficacité. Pendant toutes les phases d’un audit, de la planification à l’examen et la production du rapport, notre personnel garde un œil sur les possibilités d’économies.

Parmi les thèmes d’audit communs qui tendent à générer des économies, les possibilités suivantes doivent être envisagées :

  • consolider les fonctions administratives ou les contrats;
  • améliorer la gestion des contrats;
  • améliorer la gestion des garanties;
  • adopter d’autres modèles de prestation de services;
  • mieux exploiter les technologies de l’information et les données.

Pendant la planification des audits, notre personnel s’efforce de concevoir des procédures (par exemple des analyses de données, des examens des marchés détaillés et des analyses comparatives) qui peuvent aider à identifier et à quantifier tout avantage financier. La capacité de repérer facilement les avantages financiers potentiels vient avec l’expérience, par le partage des connaissances entre collègues et bureaux d’audit législatif, et grâce à la remise en question du statu quo.

 

 

1 À l’heure actuelle, notre processus de suivi porte sur 698 recommandations ouvertes. Depuis le lancement de ce processus en 1999 (soit avant même que le bureau ne devienne indépendant en 2002), environ 88 % des recommandations ont été pleinement mises en œuvre.

2 En règle générale, afin de quantifier les économies qui se poursuivront à l’avenir, le Bureau de la vérificatrice générale de la Ville de Toronto calcule les économies annuelles pour l’exercice en cours et effectue des projections sur cinq ans à partir de cette valeur. En cas de changements importants pendant ces cinq années, nous modifions à la hausse ou à la baisse les économies déclarées précédemment.

3 Les facteurs pris en compte pour sélectionner les audits comprennent la complexité des opérations, la concordance de la planification stratégique, la compétence organisationnelle, l’exposition financière, contractuelle et juridique, l’adéquation des contrôles, l’exposition à la technologie et la vulnérabilité à la fraude.

Énoncer les impacts financiers potentiels des recommandations

Il est par ailleurs important de mentionner les économies potentielles dans les rapports d’audit. Dans la mesure du possible, nous formulons des énoncés pour rendre compte de l’impact financier potentiel de la mise en œuvre de nos recommandations. Cela permet de fournir aux dirigeants et aux élus un tableau complet de la situation si le problème n’est pas résolu. Le rapport contribue aussi à encourager les dirigeants à classer nos recommandations par ordre de priorité et à les mettre en œuvre; parfois, les dollars ont plus de poids que les mots.

Voici deux exemples d’énoncés d’impact tirés de rapports d’audit récents :

  • « Chaque ménage bénéficiant d’une aide sous forme de LIR [loyer indexé sur le revenu] touche une subvention annuelle d’environ 7 200 dollars en moyenne. Même si nous pensons que l’écrasante majorité des gens sont admissibles [à la subvention qu’ils reçoivent], nous estimons que pour chaque un pour cent de ménages bénéficiant actuellement d’une aide sous forme de LIR à laquelle ils ne sont pas admissibles, la Ville verse chaque année plus de 4 millions de dollars d’aide indue qui pourraient être utilisés pour fournir un logement stable à plus de 650 ménages qui sont inscrits sur la liste d’attente et admissibles4. » [Traduction]
  • « Sur la base des données que nous avons recueillies et analysées, nous estimons que le taux moyen pondéré de fraude est de 5,4 % pour les trois modes de transport offerts par la CTT [Commission de transport de Toronto]. D’après nos calculs, les pertes de recettes annuelles de la CTT dues à la fraude et à d’autres facteurs connexes sont d’au moins 64 millions de dollars. Une diminution d’un point de pourcentage de fraude représente des recettes supplémentaires de 11 millions de dollars5. » [Traduction]

Ces énoncés soulignent que la mise en œuvre des recommandations d’audit pourrait contribuer à améliorer l’efficacité des révisions de l’admissibilité à l’aide sous forme de LIR et à réduire le taux de fraude sur le réseau de la CTT, ce qui pourrait permettre de réaliser des économies importantes. Nous quantifions ces économies potentielles en utilisant les informations dont nous disposons au moment de notre travail d’audit sur le terrain, et nous communiquons notre méthode de calcul aux dirigeants.

Les énoncés d’impact peuvent attirer l’attention et susciter des changements positifs. Une fois que les dirigeants ont mis en œuvre nos recommandations d’audit, notre bureau peut vérifier leurs affirmations, puis calculer tous les avantages financiers directs et indirects obtenus et en rendre compte. Dans nos communications sur la valeur de nos audits, nous veillons à établir une distinction claire entre les économies potentielles et les économies réalisées.

Calculer les économies réalisées

Le fait de quantifier l’ampleur potentielle d’une constatation d’audit dans notre rapport d’audit initial nous aide à déterminer les économies réelles pendant le processus de suivi des recommandations. Plus précisément, les données financières collectées au moment de l’audit initial servent de base de comparaison pour évaluer les résultats de la mise en œuvre. La différence entre les données au moment de l’audit et les données après la mise en œuvre représente la valeur obtenue par les dirigeants suite à notre recommandation d’audit.

Les principes suivants nous aident à calculer les économies réalisées et à en rendre compte :

  • Identifier les économies ou les recettes ponctuelles qui ne devraient pas se répéter au cours des prochaines années.
  • Fixer un horizon maximal de cinq ans pour les économies annuelles récurrentes, même si elles peuvent se prolonger au-delà.
  • Vérifier le montant des économies et notre méthode de calcul avec les dirigeants municipaux.
  • S’assurer que les économies sont calculées en déduisant les coûts de mise en œuvre des recommandations afin de présenter des estimations prudentes.

Les exemples concrets mentionnés ci-dessous illustrent la manière dont nous avons calculé les économies que les dirigeants ont réalisées en mettant en œuvre nos recommandations d’audit. Ces économies ont toutes été répercutées dans les budgets de la Ville sous la forme d’une réduction des coûts ou de nouvelles recettes. Il est important de noter que les économies, l’évitement des coûts et l’augmentation des recettes sont tous calculés différemment.

  • Solid Waste Management Services Division (division des services de gestion des déchets solides) – « Review of the Green Lane Landfill Operations – Management of Contracts Needs Improvement » (Examen des activités du site d’enfouissement de Green Lane – La gestion des contrats doit être améliorée) (en anglais seulement), 2018 (économies) : Notre bureau a recommandé à la Ville de profiter de meilleurs tarifs en déplaçant le volume de déchets enfouis d’un site tiers vers un site sous contrat avec la Ville. Cela a permis de réaliser des économies annuelles d’environ 970 000 dollars. Nous avons calculé ces économies en intégrant la possibilité consistant à optimiser les limites de tonnage afin d’obtenir une tarification à un palier inférieur, comme le prévoit le contrat, et en minimisant le recours aux services de sites d’enfouissement commerciaux tiers dont les tarifs sont plus élevés.
  • « Management of the City’s Employee Extended Health and Dental Benefits » (Gestion des prestations de santé complémentaires et des prestations de soins dentaires des employés de la Ville) (en anglais seulement), octobre 2016, mars 2017 et juin 2017 (évitement des coûts) : La publication de nos constatations d’audit sur le coût des demandes de règlement pour frais médicaux inhabituels a modifié le comportement des employés en la matière. Si l’on y ajoute notre recommandation de recruter une firme pour administrer les prestations dotée de processus et de contrôles permettant d’identifier les tendances inhabituelles ainsi que de détecter et de prévenir la fraude et les abus, tant au niveau du prestataire qu’à celui des membres, la Ville a économisé en moyenne 5,45 millions de dollars par an en frais de prestations de santé. Nous avons quantifié la valeur de cet audit en comparant les coûts moyens de règlement des prestations de santé avant et après notre audit.
  • « Audit of Water Billing and Collection – Phase II: Part 2 – Management of Water Supply Contract for the Region of York » (Audit de la facturation de l’eau et de la collecte – Phase II : Partie 2 – Gestion du contrat d’approvisionnement en eau pour la région de York) (en anglais seulement), 2016 (augmentation des recettes) : Notre bureau a recommandé de renégocier certaines clauses d’un contrat existant pour tenir compte des facteurs économiques et environnementaux actuels. La mise en œuvre de nos recommandations permettra à la Ville de toucher des recettes supplémentaires dont le montant est estimé à 33 millions de dollars sur cinq ans. Le calcul a été effectué en répercutant le prix de l’eau renégocié à la hausse sur les données historiques de consommation d’eau.
  • « Audit of City Cleaning Services » (Audit des services de nettoyage de la Ville) (en anglais seulement), 2016 (économies) : Nos deux rapports d’audit ont montré que l’application des normes sectorielles et générales de nettoyage et la modification des modalités d’attribution des contrats de nettoyage pourraient réduire les coûts de nettoyage. En mettant en œuvre nos recommandations, la Ville a réalisé des économies récurrentes de 850 000 dollars à partir de 2017, puis de 740 000 dollars supplémentaires chaque année à compter de 2018.
  • « Management of the City’s Long-Term Disability Benefits – Phase One: Improving City Management to Address Growing Trends in Long-Term Disability Benefits » (Gestion des prestations d’invalidité de longue durée de la Ville – Phase une : Améliorer la gestion de la Ville face aux tendances à la hausse des prestations d’invalidité de longue durée) (en anglais seulement), 2015 (évitement des coûts) : En examinant un échantillon des relevés de facturation mensuels de l’administrateur des prestations de santé de la Ville, nous avons constaté que la Ville avait été facturée pour un service qui n’était pas conforme à la proposition de l’administrateur. Le tiers a attribué l’erreur à un nouveau système de facturation et la Ville a récupéré 1,82 million de dollars pour son compte et celui de ses organismes et sociétés avant même la fin de l’audit.

En rendant compte régulièrement des efforts des dirigeants municipaux pour mettre en œuvre efficacement nos recommandations d’audit, les membres du conseil municipal et du comité d’audit s’intéressent aux recommandations en suspens. Nous veillons à mettre en lumière tous les efforts permettant de réaliser des économies. Lorsque de l’argent est en jeu à cause d’un retard dans la mise en œuvre, les élus veulent en connaître la raison, ce qui incite par conséquent les dirigeants à classer nos recommandations d’audit par ordre de priorité.

En 2019, le conseil municipal a renforcé l’importance des rapports sur les impacts de la mise en œuvre des recommandations d’audit. Il a demandé au directeur financier de la Ville d’identifier et d’inclure, dans les futurs processus budgétaires annuels, les coûts, la réduction des coûts et l’augmentation des recettes résultant des rapports et des recommandations de la vérificatrice générale.

Conclusion

Rendre compte des impacts financiers et non financiers des audits de performance peut apparaître comme une tâche fastidieuse, mais il se trouve que de nombreux bureaux d’audit ont déjà mis en place des processus permettant de recueillir le type d’informations nécessaires à la préparation de ces rapports d’impact, tels que le suivi des recommandations d’audit antérieures, les rapports annuels et les audits de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité. Pour progresser, il faut aller un cran plus loin et quantifier les impacts.

Notre bureau a constaté que ce travail s’avère extrêmement utile. Il permet non seulement au conseil municipal de mieux comprendre notre valeur, mais aussi aux dirigeants municipaux de prendre conscience des avantages qu’ils peuvent obtenir en mettant en œuvre les recommandations d’audit. Cela montre également aux contribuables que nous faisons tous des efforts pour veiller à ce que l’argent de leurs impôts soit dépensé de la meilleure façon possible.

 

4 Tiré de l’audit d’octobre 2019, Safeguarding Rent-Geared-to-Income Assistance: Ensuring Only Eligible People Benefit (Préserver l’aide sous forme de loyer indexé sur le revenu : Faire en sorte que seules les personnes admissibles en bénéficient) (en anglais seulement).

5 Tiré de l’audit de février 2019, Review of Toronto Transit Commission’s Revenue Operations: Phase One – Fare Evasion and Fare Inspection (Examen de l’administration des recettes de la Commission de transport de Toronto : Phase une – Fraude et contrôle des titres de transport) (en anglais seulement). L’édition de décembre 2019 de la publication Audit en vedette de la FCAR est consacrée à cet audit.

 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont les bureaux d’audit rendent compte de leur impact, lisez le document de travail de la FCAR intitulé L’impact des audits de performance : Définition, mesure et production de rapports

 

AVIS : Les opinions exprimées dans cet article sont celles des auteures et ne reflètent pas nécessairement le point de vue de la Fondation.

 

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